Kontrolování práce zaměstnanců

• Kontrolování činnost využívána manažery na všech úrovních řízení, kteří potřebují kontrolovat práci svých zaměstnanců
• Určitá forma zpětné vazby, jejichž prostřednictvím získávají manažeři objektivní představu o řízené realitě (např. o plnění plánů, práci zaměstnanců, apod.)

Hlavní myšlenka

• Kontrolní operace jsou minimalizovanými ztrátami
• Pokud je výsledkem kontroly konstatování příznivého stavu, byla kontrola zbytečná

Kontrolní systém

• Volba vnitřního kontrolního systému náleží vrcholovému managementu, kterému přísluší odpovědnost za funkci organizace jako celku
• = uskupení kontrolních činností -> jednotlivé činnosti jsou vzájemně propojeny

Termíny

• Kontrola (inspection)
• Kritické zhodnocení reality s ohledem na řídící záměry
• Určení, zda bylo dosaženo shody ve vývoji kontrolované reality vůči specifickým požadavkům
• Ověřování (verification)
• Zkoumání a poskytnutí objektivního důkazu
• Potvrzení, že specifické požadavky byly splněny
• Přezkoumání (review)
• Systematické, vyčerpávající a dokumentované zkoumání reality s cílem vyhodnotit způsobilost podle stanovených kritérií, popř. identifikovat problémy
• Neshoda (nonconfirmity)
• Splnění specifického požadavku -> nežádoucí jev, který je třeba napravit
• Prověrka (audit)
• Zkoumání z hlediska naplnění stanovených zákonů , standardů, postupů, efektivního využívání zdrojů a žádoucího dosahování stanovených cílů
• Controlling
• Získání nových poznatků o řízené realitě na základě systematického zachycení informací a jejich vyhodnocení opírající se o relaci plán x skutečnost
• Tyto poznatky mohou být využity k manažerskému rozhodování, koordinaci či plánování

Členění kontrolních procesů

• Vnitřní (interní) kontrola
• Vnější (externí) kontrola

Vnitřní kontrola

• Iniciována vnitřními strukturami organizace
• Realizována řídícími zaměstnanci nebo pracovníky, které jsou ke kontrole řídícími zaměstnanci zmocněni

Vnější kontrola

Důvody:

• Smluvní požadavky
  • Organizace se zaváže, že umožní externímu subjektu prověřit určité skutečnosti týkající se její činnosti
  • Např. prověření hospodaření organizace bankou (při žádosti o úvěr), prověření systému jakosti zákazníkem (před uzavřením smlouvy o pravidelných dodávkách)
• Zákonné požadavky
  • Oprávnění státních orgánů provádět kontrolní činnost
  • Kontrola daňových přiznání, plateb za pojištění, dodržování ekologických či požárních předpisů

Postup kontroly

Vnitřní struktura kontrolních činností

• Fáze kontroly:
• 1) Určení předmětu kontroly – na základě ek. důvodů
• 2) Získávání a výběr informací pro kontrolu – primární informace (z terénu) a sekundární informace (hlášení, zprávy)
• 3) Ověření správnosti získávaných informací – posouzení formální i věcné správnosti
• 4) Hodnocení kontrolovaných procesů – jádro kontrolních procesů
• 5) Závěry a návrhy opatření
• A) nebyly zjištěny žádné problémy (nech být)
• B) je třeba přijmou korigující opatření, která upraví řízenou realitu (korigující opatření)
• C) zjištění závažných nedostatků -> přijmeme nové zásadní rozhodnutí => jiný směr řešení problému (nové řešení)
• 6) Zpětná kontrola – pokud na základě předcházející kontroly byla navržena korigující či nápravná opatření, je třeba touto kontrolou prověřit jejich účinnost

Hodnotící kritéria

• Kontrolní činnost posuzuje vývoj kontrolované reality
• Typy hodnotících kritérií:
• Standardy
• Při realizaci činností a případné kontrole je třeba je respektovat
• Obecné normy chování (např. požární předpisy)
• Specifické požadavky (např. ekonomické veličiny)
• Časové srovnání
• Posouzení vývoje předmětu kontroly v rámci sledovaného období s ohledem na vývoj v minulém období
• Konkurenční srovnání
• Pro kontrolu užíváme hodnoty veličiny, kterých dosahuje konkurenční firma
• Správné řídící a provozní praktiky
• Nespecifikované a nestandardizované požadavky
• Jde pouze o obecné požadavky na chování a jednání pracovníků
• Jsou obecně dané -> kvalifikovaný pracovník je musí znát

Moderní přístup ke kontrole

• Realizace i neuskutečnění kontroly má různé ek. důsledky
• Jakákoli neodhalená neshoda (vada, nedostatek) snižuje produktivitu firmy
• Podoby a důsledky neshod:
• Podvod, zpronevěra => finanční ztráta
• Nespokojenost zákazníka => pokles podílu na trhu
• Reklamace => náhrada škody
• Vada ve výrobě => vyšší náklady, znehodnocení materiálu

Důležité otázky

• Proč kontrolovat? – účel, funkce a smysl kontroly
• Co kontrolovat? – předmět kontroly
• Kdo kontroluje? – subjekt kontroly
• Kdy kontrolovat? – periodicita kontroly
• Jak kontrolovat?– způsob a metody kontroly (interní, externí, automatická kontrola, controlling)

Slabiny kontrolních systémů

• Absence kontroly – preferování individuálních zájmů, podvody, defraudace
• Nízká autorita kontroly – omezená paleta postihů, které mohou kontrolní orgány uplatnit v případě zjištění neshody
• Nadměrná kontrola – pracovníci mají pocit, že jim příliš nedůvěřujeme
• Nepřesná kontrola – závěry kontroly jsou získány na základě okrajových zjištění nebo jsou otupeny zprůměrňováním
• Subjektivní kontrola – závisí na stanovisku kontrolujícího -> neopírá se o žádná kritéria
• Nesrozumitelný závěr – popis neshody je nejasný -> není uvedeno, vůči čemu je neshoda určena
• Formálnost kontroly – používají se obecné postupy, aniž by se přihlíželo k charakteristickým zvláštnostem kontrolovaného objektu => jde o povrchní prověrku

Zásady efektivní kontroly

• Profesionální přístup pracovníka vnitřní kontroly
• Respektování základních společenských zásad, odborný přístup, respektování prověřovaného jako partnera
• Zvládnutí technik kontroly
• Vyvarování se chyb při výkonu kontrolní činnosti
• Příprava programu, zpracování malého množství kontrolních okruhů najednou, vyvarování se unáhlených závěrů, vyvarování se milných obvinění

Fáze činnosti vnitřního kontrolora

• 1) přípravná
• 2) realizační
• 3) hodnotící
• -> závěry z vnitřního kontrolního systému by měl vrcholový management projednat -> poté přijmeme případná preventivní opatření